Question 1

Wer darf in Microsoft 365 neue Teams und Gruppen anlegen?

Accepted Answer

In der Standardeinstellung alle Benutzer. Microsoft dokumentiert das ausdrücklich als empfohlene Voreinstellung, damit Zusammenarbeit nicht von der IT abhängt. Eine Einschränkung ist möglich, muss aber bewusst konfiguriert werden. Für die Übersicht ist das folgenreich, weil mit jeder Gruppe automatisch ein Team, eine SharePoint-Website, ein gemeinsames Postfach, ein Kalender und ein Planner entstehen.

Question 2

Warum wachsen Berechtigungen mit der Zeit immer weiter?

Accepted Answer

Weil das Erteilen einen Anlass hat und das Entziehen keinen. Jemand braucht Zugriff auf ein Projekt, bekommt ihn und behält ihn – auch wenn das Projekt endet, die Rolle wechselt oder die Person das Unternehmen verlässt. Ohne einen festen Rückbauprozess kennt die Zahl der Zugriffe nur eine Richtung.

Question 3

Reicht es, beim Austritt das Benutzerkonto zu deaktivieren?

Accepted Answer

Nein. Ein deaktiviertes Konto kann sich nicht mehr anmelden, steht aber weiterhin in allen Gruppen, Teams und geteilten Postfächern. Dazu kommen die Übernahme der Daten im persönlichen OneDrive und der Widerruf der Freigabelinks, die diese Person erstellt hat. Erst danach ist das Offboarding vollständig.

Question 4

Was ist an Gastkonten problematisch?

Accepted Answer

Sie bleiben bestehen, bis jemand sie aktiv entfernt – und niemand fühlt sich dafür zuständig, weil der Gast zu einem anderen Unternehmen gehört. Der Verizon Data Breach Investigations Report 2025 weist aus, dass sich der Anteil der Sicherheitsvorfälle mit Beteiligung Dritter von 15 auf 30 Prozent verdoppelt hat. Ein Gastzugang nach Projektende ist ein Zugang, dessen Sicherheit von einem fremden Unternehmen abhängt.

Question 5

Was bedeutet ein Freigabelink „für jeden mit dem Link"?

Accepted Answer

Dass die Datei ohne Anmeldung geöffnet werden kann, sobald jemand den Link kennt. Der Link lässt sich beliebig weiterleiten und verfällt nur, wenn beim Erstellen ein Ablaufdatum gesetzt wurde. Ob diese Option überhaupt zur Verfügung steht und was voreingestellt ist, lässt sich zentral festlegen – das ist eine der wirksamsten Einzelentscheidungen in einer Microsoft-365-Umgebung.

Question 6

Wo fängt man bei einer Berechtigungsprüfung an?

Accepted Answer

Nicht bei der vollständigen Erfassung, sondern bei den sensibelsten Daten mit der weitesten Reichweite: Mandanten-, Personal-, Lohn- oder Gesundheitsdaten, auf die organisationsweite Gruppen, Gastkonten oder offene Links zugreifen. Das sind meist wenige Ablagen, und dort liegt der größte Teil des Risikos.

Question 7

Was verlangt die DSGVO in Bezug auf Zugriffsrechte?

Accepted Answer

Artikel 32 fordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, ausdrücklich einschließlich der Zugriffskontrolle. Eine Berechtigungsstruktur, die im Unternehmen niemand überblickt, erfüllt diese Anforderung nicht – unabhängig davon, ob es je zu einem Vorfall gekommen ist.

Question 8

Muss man Berechtigungen vor dem Einsatz von KI-Assistenten prüfen?

Accepted Answer

Ja, und zwar vorher. Assistenten durchsuchen genau das, worauf die anfragende Person zugreifen darf. Sie machen damit auffindbar, was bisher nur theoretisch erreichbar war. Eine zu weit geteilte Datei, die heute niemand findet, wird auf Zuruf gefunden. Die Berechtigungsprüfung ist deshalb keine Vorbereitung auf KI, sondern deren Voraussetzung.